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Executive Assistant / Assistant(e) de Direction

Paris, France, Paris, France

Executive Assistant / Assistant(e) de Direction

  • Paris, France
  • Administration & General Division
  • Full time

Executive Assistant

The Executive Assistant is responsible for managing the diary of the General Manager, who is also the Regional Vice President, as well as a non-exhaustive list of administrative tasks related to the management of the Executive Office. Additional tasks related to Sales & Marketing are also entrusted to him/her.

The Executive Assistant will be responsible for contributing, daily, to the smooth running of the various departments in accordance with Mandarin Oriental, Paris guidelines and standards.

He/she will be responsible for:

o Assisting the General Manager and the Hotel Manager in the preparation of various projects, presentations, and reports

o Diary management: internal and external calls and appointments

o Management and follow-up of customer complaints

o Manage the General Manager's reservations

o Liaising and communicating with Mandarin Oriental head office and with the different Hotels/Residences of the group.

o Planning and follow-up of meetings

o Travel: planning, booking, organizing the travel agenda for the General Manager

o Various correspondence & sorting/distribution of mail to different departments

o Office stock management

 

PROFILE REQUIRED

- Higher education in hotel management and/or management

- Experience in a luxury hotel or in the luxury sector in a similar position for a minimum of 2 years is preferred

- Experience in an international group

- Excellent command of the French language is essential

- Fluency in English is essential

- Good command of the Office package

- Organized, rigorous, detail-oriented, problem-solving, sociable, autonomous and discreet

- All candidates must have the right to live and work in France. Documented proof of this eligibility will be requested from candidates as part of the recruitment process.

Assistant(e) de direction (Executive Assistant)

Le/La Assistant(e) de Direction (Executive Assistant) est en charge de gérer l’agenda de la Directrice Générale, également Vice-présidente Régionale, ainsi qu’une liste non exhaustive de tâches administratives relative à la gestion du bureau de la Direction. Des tâches complémentaires en rapport avec le Sales& Marketing lui sont également confiées

Le/La Assistant(e) de Direction aura pour mission de contribuer, jour après jour, au bon fonctionnement des différents départements conformément aux directives et standards Mandarin Oriental, Paris.

Il/Elle aura en charge de :

  • Assister la Directrice Générale et l’Hôtel Manager dans la préparation de projets, présentations et rapports divers
  • Gestion de l’agenda : appels et prises de rendez-vous internes et externes
  • Gestion et suivi des plaintes clients
  • Gérer les réservations de la Directrice Générale
  • Relais et communication avec le siège Mandarin Oriental mais aussi avec les différents Hôtels/Résidences du groupe.
  • Planification et suivi de réunions
  • Voyages : planifications, réservations, organisation de l’agenda de voyage pour de la Directrice Générale
  • Correspondances diverses & tri/distribution du courriers aux différents départements
  • Gestion stock bureautique


PROFIL RECHERCHÉ

  • De formation supérieure en hôtellerie et/ou management
  • Une expérience en hôtellerie de luxe ou dans le secteur du luxe, à un poste similaire pendant un minimum de 2 ans, est préférable
  • Expérience dans un groupe international
  • Excellente maîtrise de la langue française est essentielle
  • Anglais courant indispensable
  • Maîtrise du Pack Office
  • Organisé(e), rigoureux(se), sens du détail, résolution de problèmes, sociable, autonome et fait preuve de discrétion
  • Tous les candidats doivent avoir le droit de vivre et de travailler en France. Une preuve documentée de cette éligibilité sera demandée aux candidats dans le cadre du processus de recrutement.

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