Reservations & PBX Manager

Three restaurants, one bar together with a variety of social and meeting facilities, a spa and a fitness room will enchant our guests.  

As Reservation & PBX Manager, you will be responsible for the following duties:   

• Building up and Leading the Reservations & PABX team 

• Handling all reservation requests as well as the group requests with our hotel software  

• Collecting autonomously information about Turn Over, room occupancy and price structure 

• Processing of VIP and regular guest bookings while considering special wishes and preferences 

• Preparing offers for group and individual bookings complying with the expiry and cancellation deadlines 

• Reviewing daily the PMS reservations and the creation of packages 

• Checking, processing and filing of incoming reservation correspondence 

• Managing and dispatching vouchers 

• Communicating and cooperating efficiently with the Front Office, Sales & Marketing and Accounting Department 

• Training and coaching of all team members  

• Supporting the team members in all matters 

As Reservation & PBX Manager, we expect from you:   

• A completed apprenticeship as a hotel specialist, hotel clerk or travel agent 

• At least 2 years of experience in the reservations department in a similar position 

• In-depth computer skills, ideally HMS, Infor and Banqueting Delphi 

• A friendly, courteous, confident appearance on the phone and in direct contact with the guests  

• A strong sales- and turnover-oriented working style as well as negotiation skills 

• Organization skills, excellent manners and a well-groomed appearance 

• Strong communication skills, both written and oral  

• Excellent German and English skills, other foreign languages are an advantage 

We offer our Reservation & PBX Manager world class benefits, including but not limited to:  

• Discounts on hotel stays and dining across the group  

• Colleague recognition and reward programmes  

• An exciting range of learning and development programmes  

• Opportunities for promotion and transfers worldwide  

• Colleague Social events and Wellness programmes  

Do you want to be part of this unique new opening?   

We look forward to receiving your application!  

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Als Reservation & PBX Manager:in werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:  

• Aufbau und Leitung der Reservierung & PBX Abteilung

• Fachgerechte Annahmen und Bearbeitung von Reservierungsanfragen sowie die Bearbeitung von Gruppenanfragen mit unserer Hotelsoftware  

• Selbständiges Einholen von Informationen über Zimmerbelegungssituation und Preisstruktur 

• VIP- und Stammgastbuchungen mit deren besonderen Wünsche und Präferenzen 

• Erstellung von Angeboten für Gruppen- und Individualbuchungen und die Kontrolle unter Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen 

• Tägliche Überprüfung der Reservierungen und das Anlegen von Packages 

• Kontrolle, Bearbeitung und Ablage der eingehenden Reservierungskorrespondenz 

• Verwaltung und der Versand von Gutscheinen  

• Effiziente Kommunikation und Kooperation mit den Abteilungen Front Office, Sales & Marketing und Buchhaltung  

• Einarbeiten, Trainieren und Coachen von allen Teammitgliedern 

• Unterstützung der Teammitgliedern in jeglichen Belangen 

Als Reservation & PBX Manager:in erwarten wir von Ihnen:   

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau oder Reiseverkehrskaufmann/-frau 

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Reservierungsabteilung in einer ähnlichen Position 

• Fundierte EDV-Kenntnisse, idealerweise HMS, Infor, Banqueting Delphi 

• Freundliches, zuvorkommendes, sicheres Auftreten am Telefon und im Direktkontakt mit den Gästen  

• Ausgeprägter verkaufs- und umsatzorientierter Arbeitsstil sowie Verhandlungsgeschick 

• Organisationstalent, exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Äusseres 

• Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich  

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil 

Wir schenken unserem/ unserer Reservation & PBX Manager:in weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:  

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe  

• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen  

• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen  

• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten  

• Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen  

Wollen Sie Teil dieser einzigartigen und spannenden Neueröffnung sein?   

Dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung!