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Reservations & PBX Manager

Luzern, Switzerland, Luzern, Switzerland

Reservations & PBX Manager

  • Luzern, Switzerland
  • Sales & Marketing Division
  • Full time

The legendary Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is in the heart of the city, on the shores of Lake Lucerne. After a complete multi-million-franc renovation, the Mandarin Oriental Palace, Luzern is delighted to reopen the doors for its colleagues and guests this summer.   

The Mandarin Oriental Palace, Luzern will comprise 136 rooms and suites offering excellent views of the lake and mountains.   

Three restaurants, one bar together with a variety of social and meeting facilities, a spa and a fitness room will enchant our guests.  

  

As Reservation & PBX Manager, you will be responsible for the following duties:   

  • Building up and Leading the Reservations & PABX team 

  • Handling all reservation requests as well as the group requests with our hotel software  

  • Collecting autonomously information about Turn Over, room occupancy and price structure 

  • Processing of VIP and regular guest bookings while considering special wishes and preferences 

  • Preparing offers for group and individual bookings complying with the expiry and cancellation deadlines 

  • Reviewing daily the PMS reservations and the creation of packages 

  • Checking, processing and filing of incoming reservation correspondence 

  • Managing and dispatching vouchers 

  • Communicating and cooperating efficiently with the Front Office, Sales & Marketing and Accounting Department 

  • Training and coaching of all team members  

  • Supporting the team members in all matters 

 

As Reservation & PBX Manager, we expect from you:   

  • A completed apprenticeship as a hotel specialist, hotel clerk or travel agent 

  • At least 2 years of experience in the reservations department in a similar position 

  • In-depth computer skills, ideally HMS, Infor and Banqueting Delphi 

  • A friendly, courteous, confident appearance on the phone and in direct contact with the guests  

  • A strong sales- and turnover-oriented working style as well as negotiation skills 

  • Organization skills, excellent manners and a well-groomed appearance 

  • Strong communication skills, both written and oral  

  • Excellent German and English skills, other foreign languages are an advantage 

 

We offer our Reservation & PBX Manager world class benefits, including but not limited to:  

  • Discounts on hotel stays and dining across the group  

  • Colleague recognition and reward programmes  

  • An exciting range of learning and development programmes  

  • Opportunities for promotion and transfers worldwide  

  • Colleague Social events and Wellness programmes  

  

Do you want to be part of this unique new opening?   

We look forward to receiving your application!  

  ***

Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich im Herzen der Stadt Luzern, am Ufer des Vierwaldstättersees.   

Nach einer Multi-Millionen-Franken-Renovierung freut sich das Mandarin Oriental Palace, Luzern im Spätsommer 2022, seine Türen für Kollegen und Gäste zu öffnen. 

Das Hotel verfügt über 136 Zimmer und Suiten mit herrlichem Blick auf den Vierwaldstättersee und die Berge. Drei Restaurants, eine Bar mit wunderschöner Terrasse, der Meeting- und Eventbereich, der Spa sowie ein Fitnessraum runden das vielfältige Angebot für unsere Gäste ab. 

 

Als Reservation & PBX Manager:in werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:  

  • Aufbau und Leitung der Reservierung & PBX Abteilung

  • Fachgerechte Annahmen und Bearbeitung von Reservierungsanfragen sowie die Bearbeitung von Gruppenanfragen mit unserer Hotelsoftware  

  • Selbständiges Einholen von Informationen über Zimmerbelegungssituation und Preisstruktur 

  • VIP- und Stammgastbuchungen mit deren besonderen Wünsche und Präferenzen 

  • Erstellung von Angeboten für Gruppen- und Individualbuchungen und die Kontrolle unter Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen 

  • Tägliche Überprüfung der Reservierungen und das Anlegen von Packages 

  • Kontrolle, Bearbeitung und Ablage der eingehenden Reservierungskorrespondenz 

  • Verwaltung und der Versand von Gutscheinen  

  • Effiziente Kommunikation und Kooperation mit den Abteilungen Front Office, Sales & Marketing und Buchhaltung  

  • Einarbeiten, Trainieren und Coachen von allen Teammitgliedern 

  • Unterstützung der Teammitgliedern in jeglichen Belangen 

 

Als Reservation & PBX Manager:in erwarten wir von Ihnen:   

  • Eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau oder Reiseverkehrskaufmann/-frau 

  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Reservierungsabteilung in einer ähnlichen Position 

  • Fundierte EDV-Kenntnisse, idealerweise HMS, Infor, Banqueting Delphi 

  • Freundliches, zuvorkommendes, sicheres Auftreten am Telefon und im Direktkontakt mit den Gästen  

  • Ausgeprägter verkaufs- und umsatzorientierter Arbeitsstil sowie Verhandlungsgeschick 

  • Organisationstalent, exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Äusseres 

  • Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich  

  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil 

 

Wir schenken unserem/ unserer Reservation & PBX Manager:in weltklasse Vorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:  

  • Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe  

  • Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen  

  • Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen  

  • Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten  

  • Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen  

 

Wollen Sie Teil dieser einzigartigen und spannenden Neueröffnung sein?   

Dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung!   

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