Front Office Supervisor (m/w/d)

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 24 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

Als Front Office Supervisor sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Leitung der Schichten im Front Office und Guest Relation, inklusive Anleitung und Schulung von Front Office Agents, Auszubildenden und Praktikanten.
• Schaffung von MOWow-Momenten, die unsere Gäste überraschen und inspirieren.
• Übernahme sämtlicher Aufgaben und Schichten im Front Office und Guest Relation, einschließlich Check-in, Check-out, Kreditkartenbearbeitung, Beschwerdemanagement und Gästekorrespondenz.
• Erster Ansprechpartner für Gästebetreuung und Serviceanfragen.
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und der Vorbereitung von Rechnungen.
• Erstellung von Berichten gemäß den MOHG-Standards.
• Aktualisierung der Registrierungskarten gemäß den MOHG-Standards.
• Präsenz am Front Office während der vorgesehenen Schichten und operative Unterstützung des Teams.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Sicherstellung, dass alle relevanten Standards bezüglich Qualität, Nachhaltigkeit und FLHSS der Rooms Division sowie Richtlinien und Vorschriften eingehalten werden.
• Entwicklung und Unterstützung von Auszubildenden und Praktikanten im Front Office.
• Bearbeitung und Aktualisierung von Guest360 und Fans of MO Profil-Daten.
• Verwaltung der Kreditlimits der Gäste.
• Aktive Werbung für unser Fans of MO-Gästeanerkennungsprogramm und Teilnahme am Upsell-Programm.
• Sicherstellung, dass die Karriereentwicklung der Kollegen priorisiert und im MO Profile Online-System dokumentiert wird.
• Aufrechterhaltung eines sehr hohen Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Pflege der Mitarbeitenden.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästebeschwerden und -kommentaren sowie angemessene Eskalation.
• Kooperation und Koordination der Teamarbeit mit anderen Abteilungen.
• Einhaltung aller relevanten Standards wie LQE und Forbes sowie kontinuierliche Weiterbildung über neue Standards in Absprache mit dem Vorgesetzten.

Von Ihnen als Front Office Supervisor erwarten wir:

• Fähigkeit, die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung zu verstehen und umzusetzen.
• Fähigkeit, diese Vision mit anderen zu teilen und sie in deren Umsetzung zu unterstützen.
• Ständige Suche nach neuen und besseren Wegen zur Geschäftsführung und Verbesserung von Systemen.
• Praktische Unterstützung des Teams, einschließlich Check-ins/outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Die Fähigkeit, andere zu motivieren und zu inspirieren, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
• Vorbildliches Verhalten durch konsequente Umsetzung hoher Standards und Werte.
• Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede der Gäste und Kollegen.
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen erfolgreich zu lösen.
• Effektive mündliche, schriftliche und nonverbale Kommunikation zur Verhandlung und Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden.

Wir bieten unseren Front Office Supervisor erstklassige Benefits, darunter, aber nicht beschränkt auf:

• Kostenlose Mahlzeiten.
• Unterstützung beim öffentlichen Nahverkehrsticket (€365,00).
• Rabatte auf Hotelübernachtungen und F&B innerhalb der gesamten Gruppe.
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen.
• Spannende Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Globale Karrierefortschritte und Transfermöglichkeiten.
• Events und Wellness-Programme für Kollegen.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt €2.178,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Möchten Sie Teil einer spannenden Pre-Opening sein?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

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Front Office Supervisor (m/f/d)

Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 138 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 24 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental’s legendary service and direct access to the hotel’s facilities.

As a Front Office Supervisor, you will be responsible for the following tasks:

• Leading shifts in the Front Office and Guest Relations, including guiding and training Front Office Agents, Trainees, and Interns.
• Creating MOWow Moments that surprise and inspire our guests.
• Taking on all tasks and shifts within the Front Office and Guest Relations, including check-ins, check-outs, credit card processing, complaint management, and guest correspondence.
• Acting as the first point of contact for guest care and service inquiries.
• Assisting with billing and invoice preparation.
• Creating reports according to MOHG standards.
• Updating registration cards according to MOHG standards.
• Being present at the Front Office during designated shifts and providing operational support to the team.
• Acting as an ambassador for the hotel, engaging actively with guests and colleagues.
• Ensuring all relevant standards regarding quality, sustainability, and FLHSS of the Rooms Division, as well as policies and regulations, are understood and followed.
• Developing and supporting Trainees and Interns in the Front Office.
• Handling and updating Guest360 and Fans of MO profile data.
• Managing guest credit limits.
• Actively promoting our Fans of MO guest recognition program and participating in the upsell program.
• Ensuring the career development of colleagues is prioritized and documented in the MO Profile online system.
• Maintaining a very high standard of personal hygiene, behavior, and grooming of staff.
• Tactfully handling guest complaints and comments and escalating them appropriately.
• Cooperating and coordinating teamwork with other departments.
• Adhering to all relevant standards such as LQE and Forbes, while continuously staying informed about new standards through consultation with the supervisor.

We expect the following from you as a Front Office Supervisor:

• Ability to understand and implement the strategic vision of the group, hotel, and department.
• Ability to share this vision with others and support them in its implementation.
• Constantly searching for new and better ways to manage the business and improve systems.
• Providing practical support to the team, including check-ins/outs, handling guest requests, and other duties.
• The ability to motivate and inspire others to achieve a common goal.
• Exemplary behavior through consistent implementation of high standards and values.
• Sensitivity to the needs and cultural differences of guests and colleagues.
• Strong problem-solving skills and the ability to resolve conflict situations successfully.
• Effective oral, written, and non-verbal communication to negotiate and collaborate with internal and external customers.

We offer our Front Office Supervisor first-class benefits, including but not limited to:

• Free meals.
• Support with public transport tickets (€365.00).
• Discounts on hotel stays and F&B within the entire group.
• Recognition and reward programs for colleagues.
• Exciting training and development opportunities.
• Global career advancement and transfer opportunities.
• Events and wellness programs for colleagues.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2,178.00.
We are open to offering a higher salary depending on qualifications and work experience.

Would you like to be part of an exciting pre-opening?
We look forward to receiving your application!