PBX Supervisor (m/f/d)

Das Mandarin Oriental, Wien sucht einen Personal Assistant für unseren Director of Engineering (m/w/d) zur Verstärkung unseres Technik Teams.

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 22 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

Über die Position

Als PBX Supervisor im Mandarin Oriental, Wien bist du Teil des Front Office Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Front Office Manager.

Als PBX Supervisor sind Sie für folgende Aufgaben verantwortlich:

• MOWow Moments kreieren: Überraschen und inspirieren Sie unsere Gäste durch außergewöhnliche Serviceerlebnisse.
• Schichtleitung: Effektive und reibungslose Schichtführung zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs.
• Schulung und Unterstützung: Unterstützung des Guest Relations & Quality Managers bei der Schulung von Kollegen gemäß den geltenden Standards und Richtlinien.
• Bürobedarf überwachen: Sicherstellen, dass stets ausreichend Bürobedarf vorhanden ist und die Bestände regelmäßig kontrolliert und nachbestellt werden.
• PBX Supervisor Tätigkeiten: Übernahme der Aufgaben des PBX Supervisors, einschließlich der Beantwortung aller eingehenden Anrufe und Weiterleitung an die entsprechenden Abteilungen in einer freundlichen und professionellen Art und Weise.
• Qualitätsstandards einhalten: Sicherstellen, dass alle Standards (z. B. LQE und Forbes) eingehalten werden und stets über Änderungen informiert sind.
• Erste Anlaufstelle für Gäste: Verantwortung als erster Ansprechpartner in Bezug auf Gästebeziehungen, Feedback und Serviceanfragen.
• Berichterstattung: Erstellung von Reports gemäß MOHG-Standards.
• Weckrufe: Durchführung der Weckruf-Prozeduren mit höchster Präzision und genaue Aufzeichnung aller relevanten Daten.
• Assistenz bei Anfragen: Unterstützung von Gästen und Mitarbeitern bei Fragen zu Hoteldienstleistungen, Wegbeschreibungen und allgemeinen Informationen.
• Notfallkommunikation: Im Falle eines Notfalls übernehmen Sie die Kommunikationszentrale des Hotels.
• Telefon-Support: Unterstützung bei der Telefonbetreuung für Reservierungen, Restaurant, Empfang und Zimmerservice.
• Dokumentation: Exakte Aufzeichnung von DDD- (Domestic Direct Dial) und IDD- (International Direct Dial) Anrufen.
• Wissen über Hotelangebote: Immer auf dem neuesten Stand über alle Hotelangebote, Sonderaktionen und Notfallprozeduren.
• Botschafter des Hotels: Engagierte Interaktion mit Gästen und Kollegen, um das Image des Hotels zu stärken.
• Datenschutz: Wahrung der Gästprivatsphäre und Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.
• Fehlerbehebung bei Systemproblemen: Überwachung der Telefonanlage und schnelle Reaktion bei Systemstörungen zur Vermeidung von Unzufriedenheit bei den Gästen.
• Zusätzliche Aufgaben: Übernahme zusätzlicher Aufgaben nach Anweisung des Managements, insbesondere durch den Guest Relations & Quality Manager und den Front Office Manager.

Von Ihnen als PBX Supervisor erwarten wir:

• Ständige Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten und Optimierung von Arbeitsabläufen.
• Praktische Unterstützung des Teams bei täglichen Aufgaben und Gästeanfragen, auch in herausfordernden Situationen.
• Vorbildfunktion durch das konsequente Vorleben hoher Standards und Werte.
• Förderung einer positiven Teamdynamik und bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
• Verantwortung für die Förderung und Weiterentwicklung von Teammitgliedern.
• Sicherstellung einer herausragenden Gästebetreuung und -zufriedenheit durch aktives Engagement.
• Zielstrebige und effiziente Umsetzung von Aufgaben, auch unter Druck
• Tiefgehendes Wissen und technisches Know-how im Bereich Hotelbetrieb und Teamführung.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€365,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.178,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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PBX Supervisor (m/f/d)

Mandarin Oriental, Vienna is seeking a Personal Assistant for our Director of Engineering (m/f/d) to strengthen our Engineering Team.

Mandarin Oriental, Vienna is housed in a historic building and features 138 guest rooms and suites that surround a courtyard at the heart of the property. The hotel includes a restaurant, bar, and an outdoor garden area. Additionally, it will offer a Mandarin Oriental spa with several treatment rooms, a swimming pool, and a well-equipped fitness center. Various flexible banquet and meeting rooms will also be available for events and social occasions.

The 22 residences at Mandarin Oriental will occupy the top two floors of the building and feature private access to the rooftop. Several of the apartments offer outdoor terraces and stunning views of the city. These residences are among the most exclusive in the city, with owners enjoying the legendary Mandarin Oriental service and direct access to hotel facilities.

About the Position:

As a PBX Supervisor at Mandarin Oriental, Vienna, you will be part of the Front Office Team and be responsible for various tasks. You will report to our Front Office Manager.

As a PBX Operator Supervisor, you will be responsible for the following duties:

• Creating MOWow Moments: Surprise and inspire our guests with extraordinary service experiences.
• Shift Leadership: Effectively managing and ensuring smooth operations during shifts.
• Training & Support: Assisting the Guest Relations & Quality Manager in training colleagues according to established standards and guidelines.
• Monitoring Office Supplies: Ensuring there is always enough office supply, and stock levels are checked and replenished regularly.
• PBX Supervisor Duties: Handling all incoming calls and forwarding them to the appropriate departments in a friendly and professional manner.
• Adhering to Quality Standards: Ensuring all standards (e.g., LQE and Forbes) are met and keeping up to date with any changes.
• First Point of Contact for Guests: Acting as the primary point of contact for guest relations, feedback, and service requests.
• Reporting: Creating reports in line with MOHG standards.
• Wake-Up Calls: Performing wake-up call procedures with utmost precision and accurately recording all relevant data.
• Assisting with Inquiries: Supporting guests and staff with questions related to hotel services, directions, and general information.
• Emergency Communication: Taking over the hotel’s communication center in case of an emergency.
• Phone Support: Providing phone support for reservations, restaurant, reception, and room service.
• Documentation: Accurately recording DDD (Domestic Direct Dial) and IDD (International Direct Dial) calls.
• Knowledge of Hotel Offerings: Staying up-to-date on all hotel services, special offers, and emergency procedures.
• Hotel Ambassador: Actively interacting with guests and colleagues to enhance the hotel's image.
• Privacy Protection: Ensuring guest privacy and compliance with data protection regulations.
• Troubleshooting System Issues: Monitoring the phone system and reacting quickly to resolve any system issues to prevent guest dissatisfaction.
• Additional Tasks: Taking on additional duties as instructed by management, especially by the Guest Relations & Quality Manager and Front Office Manager.

As a PBX Operator, we expect from you:

• Constantly identify improvement opportunities and optimize workflows.
• Provide practical support to the team with daily tasks and guest inquiries, even in challenging situations.
• Lead by example by consistently demonstrating high standards and values.
• Foster a positive team dynamic and cross-departmental collaboration.
• Take responsibility for the growth and development of team members.
• Ensure exceptional guest service and satisfaction through active engagement.
• Efficiently and goal-oriented execute tasks, even under pressure.
• Have in-depth knowledge and technical expertise in hotel operations and team leadership.

Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€365.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2,178.00. We are open to offering a higher salary depending on qualifications and professional experience.

We are a fan. Are you too?