Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Wien, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel  gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Personal Assistant von unserem Director of Engineering im Mandarin Oriental, Wien bist du Teil des Technik Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Director of Engineering.

Als Personal Assistant für unseren Director of Engineering bist du für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Verwaltung aller Reparatur- und Wartungsarbeiten über das computergestützte Watungsmanagementsystem sowie tägliche Führung von Besprechungen mit der technischen Leitung.
• Übernahme einer führenden Rolle bei der Festlegung sowie Sicherstellung von abteilungsrelevanten Zielen und Koordination der operativen Tätigkeiten aller Gewerke.
• Erstellung von Dienst- und Urlaubsplänen.
• Trägt die Verantwortung über die durchgeführten Arbeiten sowie Verfolgung aller technischen Punkte im Logbuch.
• Durchführung von monatlichen Inspektionen des gesamten Hotels.
• Teilnahme am Notfallteam sowie Weiterverfolgung operativer und technischer Angelegenheiten des Notfallverfahrens
• Führung von Aufzeichnungen, Berichten und Dokumentationen zu allen in Bezug auf Wasseraufbereitung.
• Erstellung von internen oder externen Schulungsprogrammen.
• Pflege von Beziehungen zu lokalen Behörden.
• Unterstützung bei der Erstellung von Vorsorgungsbudgets und Verbrauchszielen.
• Sicherstellung über das korrekte Verfahren bei der Installierung und Wartung von Geräten und Installationen mit allen örtlichen Vorschriften sowie Unternehmensstandards.
• Unterstützung sowie Kontrolle bei der Erstellung für die Ausrüstung von Reperatur- und Wartungsbudgets.
• Unterstützung und Kontrolle beim Abschluss von Vereinbarungen über externe Dienstleistungen.
• Sicherstellung, dass alle Beschaffungen gemäß den entsprechenden Grundsätzen und Verfahren durchgeführt werden.
• Unterstützung des Director of Engineering bei der Erstellung und Umsetzung von Anlagen- und Investitionspläne.
• Gewährleistung der Einhaltung für alle Aufzeichnungen der Lagerartikel und Mindestbestände.
• Bringt Ideen zur Lösung betrieblicher Probleme in der technischen Abteilung ein.
• Pflegt gute Beziehungen zu Gästen, Abteilungen und Technikern durch exzellente LQE-Fähigkeiten.

Als Personal Assistant für unseren Director of Engineering erwarten wir von dir:

• Einhaltung und Durchsetzung der Standards von Mandarin Oriental (u.a. Verhaltenskodex, Nachhaltigkeit, Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien sowie Legendary Quality Experience Standards, Forbes).
• Ausgeprägte Führungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen zu lösen.
• Eigenständige Problemlösungsfähigkeiten und eine selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent, Belastbarkeit und Flexibilität.
• Fähigkeit, Visionen zu teilen und andere zu deren Umsetzung zu motivieren.
• Kontinuierliche Suche nach neuen und besseren Wegen zur Verbesserung der Abläufe.
• Hohe Qualitätsbewusstsein, hervorragende Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild.
• Offenheit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Altersvorsorge: Wenn du uns gegenüber Loyalität zeigst, geben wir das zurück. Je nach Dauer deiner Betriebszugehörigkeit und deiner Rolle bieten wir unterschiedliche Altersvorsorgepläne an.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€365,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.178,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Personal Assistant to Director of Engineering (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Personal Assistant to our Director of Engineering to join our Engineering Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimmingpool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within the Engineering Department in Vienna, the Personal Assistant to Director of Engineering is responsible for various duties. The Assistant to Director of Engineering reports to the Director of Engineering.

As a Personal Assistant to Director of Engineering, you will be responsible for the following duties:

• Management of all repair and maintenance work through the computer-based maintenance management system, as well as daily meetings with the technical management.
• Taking a leading role in setting and ensuring department-specific goals and coordinating the operational activities of all trades.
• Creation of duty and vacation schedules.
• Responsible for the work performed and tracking all technical issues in the logbook.
• Conducting monthly inspections of the entire hotel.
• Participation in the emergency team and follow-up on operational and technical matters of the emergency procedures.
• Maintaining records, reports, and documentation related to water treatment.
• Creation of internal or external training programs.
• Maintaining relationships with local authorities.
• Supporting the creation of preventive budgets and consumption goals.
• Ensuring correct procedures for the installation and maintenance of equipment and installations in compliance with local regulations and company standards.
• Supporting and controlling the creation of repair and maintenance equipment budgets.
• Supporting and controlling the conclusion of agreements for external services.
• Ensuring that all procurements are carried out in accordance with the relevant principles and procedures.
• Assisting the Director of Engineering in the development and implementation of facility and investment plans.
• Ensuring compliance with all inventory records and minimum stock levels.
• Contributing ideas to solve operational problems within the technical department.
• Maintaining good relationships with guests, departments, and technicians through excellent LQE skills.

As a Personal Assistant to Director of Engineering, we expect from you:

• Adherence to and enforcement of Mandarin Oriental standards (e.g., Code of Conduct, Sustainability, Safety & Health Guidelines, and Legendary Quality Experience Standards, Forbes).
• Strong leadership skills and the ability to resolve conflicts.
• Independent problem-solving abilities and a self-reliant work approach.
• Organizational skills, resilience, and flexibility.
• Ability to share a vision and motivate others to achieve it.
• Continuous pursuit of new and better ways to improve processes.
• High awareness of quality, excellent manners, and a well-groomed appearance.
• Openness, responsibility, and team spirit.

Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Retirement Plans: When you show commitment to us, we reciprocate. We offer different retirement plans depending on the length of your service and your role.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€365.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.178,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

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