Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel  gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Personal Assistant von unserem General Manager im Mandarin Oriental, Wien bist du Teil des Executive Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren General Manager.

Als Personal Assistant für unseren General Manager bist du für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Verwaltung des Terminkalenders und der Korrespondenz des General Managers.
• Priorisierung der Arbeitslast und Sicherstellung von Fristeneinhaltung.
• Organisation von Meetings und Förderung der internen Kommunikation.
• Bearbeitung von Korrespondenz, Anrufen und Reservierungen.
• Unterstützung bei Projekten und Erstellung von Präsentationen.
• Handhabung von Angelegenheiten während der Abwesenheit des GMs.
• Erstellung von Spesenabrechnungen und Pflege der Kontaktdatenbank.
• Unterstützung von Qualitätsverbesserungen und Aufbau von Arbeitsbeziehungen im Hotel.

Als Personal Assistant für unseren General Manager erwarten wir von dir:

• Einhaltung und Durchsetzung der Standards von Mandarin Oriental (u.a. Verhaltenskodex, Nachhaltigkeit, Sicherheits- und Gesundheitsrichtlinien sowie Legendary Quality Experience Standards, Forbes).
• Ausgeprägte Führungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen zu lösen.
• Eigenständige Problemlösungsfähigkeiten und eine selbstständige Arbeitsweise.
• Organisationstalent, Belastbarkeit und Flexibilität.
• Fähigkeit, Visionen zu teilen und andere zu deren Umsetzung zu motivieren.
• Kontinuierliche Suche nach neuen und besseren Wegen zur Verbesserung der Abläufe.
• Hohe Qualitätsbewusstsein, hervorragende Umgangsformen und gepflegtes Erscheinungsbild.
• Offenheit, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist.

Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€461,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Personal Assistant to General Manager (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Personal Assistant to our General Manager to join our Engineering Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within the Engineering Department in Vienna, the Personal Assistant to General Manager is responsible for various duties. The Assistant to General Manager reports to the General Manager.

As a Personal Assistant to General Manager, you will be responsible for the following duties:

• Managing the General Manager’s calendar and correspondence

• Prioritizing workload and ensuring deadlines are met

•  Organizing meetings and facilitating internal communication

•  Handling correspondence, calls, and reservations

•  Supporting projects and preparing presentations

•  Managing matters during the General Manager’s absence

•  Preparing expense reports and maintaining the contact database

•  Supporting quality improvement initiatives and building working relationships within the hotel

As a Personal Assistant to General Manager, we expect from you:

• Adherence to and enforcement of Mandarin Oriental standards (e.g., Code of Conduct, Sustainability, Safety & Health Guidelines, and Legendary Quality Experience Standards, Forbes).
• Strong leadership skills and the ability to resolve conflicts.
• Independent problem-solving abilities and a self-reliant work approach.
• Organizational skills, resilience, and flexibility.
• Ability to share a vision and motivate others to achieve it.
• Continuous pursuit of new and better ways to improve processes.
• High awareness of quality, excellent manners, and a well-groomed appearance.
• Openness, responsibility, and team spirit.

Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€461.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

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