We are searching for a Sales & Events Coordinator to join our Mandarin Oriental Palace, Luzern.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognized for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

Mandarin Oriental Palace, Luzern is an iconic Belle Époque landmark, offering a premier luxury experience. The hotel comprises 136 rooms and suites, four restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Palace, Luzern, within the Commercial Strategy Division, the Sales & Events Coordinator is responsible for providing administrative and organizational support to the Sales, Groups & Events department.

As Sales & Events Coordinator,  you will be responsible for the following tasks:

• Provide administrative and organizational support to the Sales and Groups & Events department.

• Assist with client site inspections, sales appointments, and hosted visits as required.

• Prepare daily, and weekly reports, work on power-point presentations, raise internal forms, coordinate the office supply, and other tasks in liaise with this position.

• Support the end-to-end coordination of various group & event bookings, from initial enquiry through contracting, execution, and post-event or post-stay follow-up.

• Prepare and manage proposals, contracts, function sheets, and related documentation with accuracy and attention to deadlines.

• Maintain accurate and up-to-date records within the sales and events management systems (HMS & Delphi).

• Liaise closely with internal departments to ensure seamless communication, operational readiness, and successful delivery of group and event business.

• Track key deadlines including deposits, final payments, rooming lists, and special client requirements

As Sales & Events Coordinator, we expect from you: 

• Previous experience in a similar administrative or event coordination role within a luxury hotel or hospitality environment preferred.

• Excellent organizational skills and the ability to manage multiple priorities.

• Strong communication skills in German and English; additional languages are an asset.

• Proficient in Microsoft Office and event software systems.

• A positive attitude, flexibility, and a passion for delivering exceptional service.

Our commitment to you:

• Learning & Development. Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.

• MOstay. When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.

• Heath & Colleague Wellness. Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.

•  Swiss Deluxe Hotels. As a member of the Swiss Deluxe Hotels you and your loved ones get to enjoy stays at many prestigious properties all across Switzerland. From vibrant city hotels to grand hotels deeply rooted in their surroundings, the perfect get-away is only a reservation away.   

• And much more!

We’re Fans. Are you?

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Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht eine:n Sales & Events Coordinator.

Sind Sie ein:e Meister:in Ihres Fachs? Arbeiten Sie gerne in einem Team, das gemeinsam Erfolge feiert, dabei Integrität und Respekt zeigt und verantwortungsvoll handelt? Leben Sie eine Wachstumsmentalität? Wir laden Sie ein, ein Fan des Außergewöhnlichen zu werden.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber einiger der luxuriösesten Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Destinationen weltweit und verfügt über eine starke Entwicklungspipeline. Die Gruppe ist zunehmend dafür bekannt, einige der begehrtesten Immobilien der Welt zu schaffen, und bietet legendären Service, der von asiatischem Erbe inspiriert ist, während sie gleichzeitig modernste Luxus-Erlebnisse repräsentiert.

Das Mandarin Oriental Palace, Luzern ist ein ikonisches Belle-Époque-Wahrzeichen und bietet ein luxuriöses Erlebnis der Spitzenklasse. Es umfasst 136 Zimmer und Suiten, drei Restaurants, eine Bar sowie verschiedene Tagungseinrichtungen, ein Spa und einen Fitnessraum.

Als Sales & Events Coordinator: in sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Bereitstellung administrativer und organisatorischer Unterstützung für die Abteilungen Sales sowie Groups & Events.

• Unterstützung bei Kundenbesichtigungen, Verkaufsterminen und betreuten Besuchen nach Bedarf.

• Erstellung täglicher und wöchentlicher Berichte, Mitwirkung an PowerPoint-Präsentationen, Ausfüllen interner Formulare, Koordination von Büromaterialien sowie Übernahme weiterer, mit dieser Position verbundener Aufgaben.

• Unterstützung bei der durchgängigen Koordination verschiedener Gruppen- und Veranstaltungsbuchungen – von der ersten Anfrage über die Vertragserstellung und Durchführung bis hin zur Nachbereitung nach der Veranstaltung oder dem Aufenthalt.

• Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen, Veranstaltungsabläufen (Function Sheets) sowie zugehöriger Dokumentation mit hoher Genauigkeit und unter Einhaltung von Fristen.

• Pflege korrekter und aktueller Daten in den Vertriebs- und Veranstaltungsmanagementsystemen (HMS & Delphi).

• Enge Zusammenarbeit mit internen Abteilungen zur Gewährleistung reibungsloser Kommunikation, operativer Einsatzbereitschaft und erfolgreicher Umsetzung des Gruppen- und Veranstaltungsgeschäfts.

• Überwachung wichtiger Fristen, einschließlich Anzahlungen, Schlusszahlungen, Zimmerlisten und besonderer Kundenanforderungen.

Als Sales & Events Coordinator:in erwarten wir von Ihnen:  

• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position oder im Event- bzw. Veranstaltungsmanagement, idealerweise in der gehobenen Hotellerie oder im Hospitality-Umfeld, ist von Vorteil.

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten souverän gleichzeitig zu steuern.

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

• Sicherer Umgang mit MS Office sowie mit gängigen Event- und Sales-Management-Systemen.

• Eine positive und serviceorientierte Einstellung, hohe Flexibilität sowie Leidenschaft für exzellenten Gästeservice.

Unser Engagement für Sie:

• Lernen und Entwicklung. Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme für die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können. 

• MOstay. Wenn man so hart arbeitet wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu gönnen. Als Mitglied der #MOfamily können Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Übernachtungen und zusätzlich attraktive Zimmerpreise für Sie und Ihre Liebsten.

• Gesundheit & Wellness für Kollegen. Die richtige Work-Life-Balance zu finden ist wichtig. Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.

• Swiss Deluxe Hotels. Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Häusern in der ganzen Schweiz. Von aufregenden Stadthotels bis hin zu Grand Hotels, die tief in ihrer Umgebung verwurzelt sind - der perfekte Urlaub ist nur eine Reservierung entfernt.  

• Und vieles mehr!

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