Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Accounts Payable Agent im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Finance Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Finance Supervisor.

Als Accounts Payable Agent wirst du für folgende Aufgaben verantwortlich sein: 

• Führt ein computerisiertes, sequenzielles Protokoll aller erstellten, abgeschlossenen und offenen Bestellungen.
• Überprüft die offenen Bestellungsdateien, kontrolliert wöchentlich überfällige Rechnungen, untersucht und löst alle offenen Probleme.
• Beschafft Originalkopien aller Bestellungen und vergleicht diese mit den entsprechenden Liefermaterialien.
• Überprüft den Eingang aller auf Rechnungen und Abrechnungen von Lieferanten und Anbietern aufgeführten Materialien.
• Führt eine Genauigkeitsprüfung der erhaltenen Artikel, des verbuchten Kontos und der Abteilung sowie der Rechnungsbeträge durch.
• Meldet Abweichungen von den festgelegten Einkaufs-/Empfangsverfahren an den stellvertretenden Finanzdirektor und den Einkaufsdirektor.
• Bucht und gibt täglich Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware ein und stellt sicher, dass die Daten korrekt sind.
• Bereitet genehmigte und unterschriebene Schecks für den Versand in zeitgerechter Weise vor (oder wie gesetzlich vorgeschrieben).
• Führt Datei-Wartungsaktivitäten für Bestellungen, Empfangsdokumente, unterschriebene Scheckkopien, Computer-Ausdrucke und andere Dokumentationen im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung durch.
• Unterstützt den Monatsabschlussprozess, einschließlich Zahlungen, Stornierungen und Rückstellungen.
• Überprüft und bearbeitet die Zahlung von Reisebüroprovisionen.
• Hilft bei der jährlichen Überprüfung und Löschung von Dateien.
• Übernimmt andere Aufgaben, die zugewiesen werden.

Als Accounts Payable Agent erwarten wir von dir:  

• Entwickeln und vermittel  die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung.
• Suche kontinuierlich nach neuen und besseren Wegen, das Geschäft zu führen und Systeme zu verbessern.
• Biete praktische Unterstützung für Teammitglieder und andere Abteilungen.
• Demonstriere hohe Standards und Werte, indem du deine Verpflichtungen konsequent vorleben.
• Zeige Sensibilität für die Bedürfnisse sowie die kulturellen Unterschiede anderer.
• Demonstriere Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen zu bewältigen.
• Nutze effektive verbale, schriftliche und nonverbale Kommunikation, um die oben genannten Ziele zu erreichen sowie mit externen und internen Kunden zu verhandeln und zu kommunizieren.

Unsere Angebote für dich:

• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€365,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.
• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.
Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Accounts Payable Agent (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for an Accounts Payable Agent to join our Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Vienna within the Finance Team in Vienna, the Accounts Payable Agent is responsible for various duties. The Accounts Payable Agent reports to the Finance Supervisor.

As Accounts Payable Agent you will be responsible for the following tasks:

• Maintains computerized sequential log record of all purchase orders issued, completed and outstanding
• Reviews open purchase order file, checks on past due invoices weekly, investigates and resolves any outstanding issues
• Obtains original copies of all purchase orders and matches same to related receiving materials
• Verifies receipt of all materials listed on invoices and statements received from vendors and suppliers
• Performs accuracy verification of items received, general ledger account & department charged and invoice extensions
• Reports deviations from established purchasing/receiving procedures to Assistant Director of Finance and Director of Purchasing
• Posts and inputs invoice data into accounting software on a daily basis; verifies data is accurate
• Prepares approved and signed checks for mailing in timely manner (or as required by law)
• Performs file maintenance activities for purchase orders, receiving documents, signed check copies, computer print outs and other documentation pertaining to accounts payable operations
• Assists in end of month closing process, including payments, reversals, and accruals
• Verifies and processes payment of Travel Agent commissions
• Assists in the performance of annual review and purge of files
• Other duties as assigned

As Accounts Receivable Agent we expect from you:

Our commitment to you:

• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€365.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.
• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.

The collective minimum gross monthly salary for this position is €2.263,00. There is a willingness to offer a higher salary depending on qualifications and work experience.

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