Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Über die Position

Als Guest Relations Agent im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Front Office Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Front Office Manager.

Als Guest Relations Agent bist du für folgende Aufgaben verantwortlich:

• Schaffung von MOWow-Momenten, die unsere Gäste überraschen und inspirieren.
• Übernahme sämtlicher Aufgaben im Guest Relation, einschließlich Check-in, Check-out, Kreditkartenbearbeitung, Beschwerdemanagement und Gästekorrespondenz.
• Erster Ansprechpartner für Gästebeziehungen, Feedback und Serviceanfragen.
• Erstellung von Berichten gemäß den MOHG-Standards.
• Präsenz am Front Office und Lobby während der vorgesehenen Schichten und operative Unterstützung des Teams.
• Ansprechpartner für besondere Anliegen (z. B. Sonderwünsche, VIP-Gäste).
• Koordination mit anderen Abteilungen (Housekeeping, Restaurant etc.).
• Betreuung von Stammgästen und Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Vorbereitung von Willkommensgeschenken oder persönlichen Aufmerksamkeiten.
• Sicherstellen, dass alle relevanten Standards hinsichtlich Qualität, Nachhaltigkeit und FLHSS der Rooms Division sowie der Hotelrichtlinien eingehalten werden.
• Bearbeitung und Aktualisierung von Guest360 und Fans of MO Profil-Daten.
• Aktive Bewerbung des Fans of MO-Gästeanerkennungsprogramms und Teilnahme am Upsell-Programm.
• Sicherstellung und Aufrechterhaltung eines sehr hohen Standards in Bezug auf persönliche Hygiene, Verhalten und Pflege.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästebeschwerden und -kommentaren sowie angemessene Eskalation.
• Kooperation und Teamarbeit mit anderen Abteilungen.
• Einhaltung aller relevanten Standards wie LQE und Forbes sowie kontinuierliche Weiterbildung über neue Standards in Absprache mit dem Vorgesetzten.

Als Guest Relations Agent erwarten wir von dir:

• Fähigkeit, die strategische Vision der Gruppe, des Hotels und der Abteilung zu verstehen und umzusetzen.
• Ständige Bereitschaft, neue und bessere Wege zur Geschäftsführung und Verbesserung von Systemen zu finden.
• Praktische Unterstützung des Teams, einschließlich Check-ins/outs, Bearbeitung von Gästewünschen und anderen Aufgaben.
• Vorbildliches Verhalten durch konsequente Umsetzung hoher Standards und Werte.
• Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede der Gäste und Kollegen.
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, Konfliktsituationen erfolgreich zu lösen.
• Effektive mündliche, schriftliche und nonverbale Kommunikation zur Verhandlung und Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden.

Unsere Angebote für dich:

• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter, indem wir dir während deiner Arbeitstage praktische und nahrhafte Mahlzeiten bieten.
• Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel (€461,00): Im Rahmen unseres Engagements für Nachhaltigkeit bieten wir einen Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel an.
• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der #MOfamily kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.

Das kollektive Mindestbruttomonatsgehalt für diese Position beträgt € 2.263,00.

Die Bereitschaft, ein höheres Gehalt je nach Qualifikation und Berufserfahrung anzubieten, besteht.

Wir sind ein Fan. Du auch?

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Guest Relations Agent (m/f/d)

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Guest Relations Agent to join our Front Office Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional. 

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental’s legendary service.

About the role

As Guest Relations Agent at Mandarin Oriental, Vienna, you will be part of the Front Office team and report directly to our Front Office Manager.

As a Guest Relations Agent, you will be responsible for the following tasks:

• Creation of “MOWow” moments that surprise and inspire our guests.
• Handling all Guest Relations duties, including check-in, check-out, credit card processing, complaint management, and guest correspondence.
• Acting as the first point of contact for guest relations, feedback, and service requests.
• Preparing reports in accordance with MOHG standards.
• Maintaining presence at the Front Office and lobby during assigned shifts and providing operational support to the team.
• Serving as a contact point for special requests (e.g. special arrangements, VIP guests).
• Coordinating with other departments (Housekeeping, Restaurant, etc.).
• Taking care of returning guests and building long-term customer relationships.
• Acting as a hotel ambassador by actively engaging with guests and colleagues.
• Preparing welcome amenities and personalized touches.
• Ensuring that all relevant standards regarding quality, sustainability, and FLHSS within the Rooms Division, as well as hotel policies, are followed.
• Managing and updating Guest360 and Fans of MO profile data.
• Actively promoting the Fans of MO guest recognition program and participating in upselling initiatives.
• Ensuring and maintaining very high standards of personal hygiene, conduct, and grooming.
• Handling guest complaints and comments tactfully and escalating them appropriately when necessary.
• Collaborating and working as a team with other departments.
• Adhering to all relevant standards such as LQE and Forbes, and continuously updating knowledge on new standards in coordination with the supervisor.

What we expect from you as a Guest Relations Agent:

• Ability to understand and implement the strategic vision of the group, hotel, and department.
• Constant willingness to find new and better ways to manage the business and improve systems.
• Practical support for the team, including check-ins/outs, handling guest requests, and other tasks.
• Exemplary behavior through consistent implementation of high standards and values.
• Sensitivity to the needs and cultural differences of guests and colleagues.
• Strong problem-solving skills and the ability to handle conflict situations successfully.
• Effective oral, written, and non-verbal communication for negotiation and collaboration with internal and external customers.

Our commitment to you:

• Learning & Development: Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay: When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness: Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Free meals: This initiative is designed to enhance employee well-being by providing convenient and nutritious meal potions throughout your day at work.
• Public transport ticket support (€461.00): As part of our commitment to promoting sustainability, we offer public transport ticket support.

The minimum gross monthly salary for this position, as per the collective agreement, is € 2,263.00.

We are open to offering a higher salary based on your qualifications and experience.

We are fans. Are you?