Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht eine:n Personal Assistant zur Unterstützung des General Manager und zur Verstärkung unseres Teams.

Sind Sie ein:e Meister:in Ihres Fachs? Arbeiten Sie gerne in einem Team, das gemeinsam Erfolge feiert, dabei Integrität und Respekt zeigt und verantwortungsvoll handelt? Leben Sie eine Wachstumsmentalität? Wir laden Sie ein, ein Fan des Außergewöhnlichen zu werden.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber einiger der luxuriösesten Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Destinationen weltweit und verfügt über eine starke Entwicklungspipeline. Die Gruppe ist zunehmend dafür bekannt, einige der begehrtesten Immobilien der Welt zu schaffen, und bietet legendären Service, der von asiatischem Erbe inspiriert ist, während sie gleichzeitig modernste Luxus-Erlebnisse repräsentiert.

Das Mandarin Oriental Palace, Luzern ist ein ikonisches Belle-Époque-Wahrzeichen und bietet ein luxuriöses Erlebnis der Spitzenklasse. Es umfasst 136 Zimmer und Suiten, drei Restaurants, eine Bar sowie veschiedene Tagungseinrichtungen, ein Spa und einen Fitnessraum.

Als Personal Assistant werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Priorisierung und Verwaltung der täglichen Aufgaben des General Managers, um sicherzustellen, dass Termine und Fristen konsequent eingehalten werden.

• Betreuung des Terminkalenders des General Managers, Organisation von Meetings und Verfassen von Korrespondenz nach Bedarf.

• Organisation interner Meetings und Förderung einer effektiven Kommunikation zwischen den Abteilungen.

• Verwaltung der täglichen administrativen Aufgaben, einschliesslich Ablage, Kopierarbeiten und allgemeiner Korrespondenz.

• Entgegennahme von Anrufen, Weiterleitung von Nachrichten und Pflege einer aktuellen Kontaktdatenbank für den General Manager.

• Unterstützung bei Projekten, die vom General Manager zugewiesen werden, sowie Erstellung von Präsentationen.

• Sicherstellung, dass während Abwesenheiten angemessene Maßnahmen ergriffen werden, und Information der relevanten Stakeholder.

• Erstellung zeitnaher und präziser Spesenabrechnungen unter Anwendung korrekter Kostenstellen.

• Wahrung strenger Vertraulichkeit, Diplomatie und Genauigkeit in allen Angelegenheiten, die den General Manager betreffen.

• Unterstützung bei Qualitätssicherungs-Tools und Analyse von Daten zur Förderung kontinuierlicher Qualitätsverbesserung und Change-Management innerhalb der Organisation.

Als Personal Assistant erwarten wir von Ihnen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position als persönlicher Assistent oder in der Unterstützung von Führungskräften.

• Fundierte administrative Kenntnisse mit nachgewiesenen organisatorischen Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten.

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite, einschließlich Word, Excel und PowerPoint.

• Außergewöhnliche Detailgenauigkeit, Zuverlässigkeit und ein gepflegtes, professionelles Auftreten.

• Proaktiv, selbstmotiviert und in der Lage, Initiative zu ergreifen.

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.

• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten und sich an ein dynamisches Arbeitsumfeld anzupassen.

Unser Engagement für Sie:

• Lernen und Entwicklung. Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme für die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können. 

• MOstay. Wenn man so hart arbeitet wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu gönnen. Als Mitglied der #MOfamily können Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Übernachtungen und zusätzlich attraktive Zimmerpreise für Sie und Ihre Liebsten.

• Gesundheit & Wellness für Kollegen. Die richtige Work-Life-Balance zu finden ist wichtig. Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.

• Swiss Deluxe Hotels. Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Häusern in der ganzen Schweiz. Von aufregenden Stadthotels bis hin zu Grand Hotels, die tief in ihrer Umgebung verwurzelt sind - der perfekte Urlaub ist nur eine Reservierung entfernt.  

Wir sind Fans. Sind Sie es auch?

***

We are looking for a Personal Assistant to the General Manager to join the Mandarin Oriental Palace, Luzern Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

Mandarin Oriental Palace, Luzern is an iconic Belle Époque landmark, offering a premier luxury experience. The hotel comprises 136 rooms and suites, four restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room.

About the job

As Personal Assistant to the General Manager at Mandarin Oriental Palace, Luzern, you will take on a wide range of administrative and organizational responsibilities. You will ensure a smooth day-to-day operation, coordinate schedules, and support the daily correspondence.

As Personal Assistant to the General Manager, you will be responsible for the following duties:

• Prioritize and manage the General Manager’s daily workload, ensuring deadlines are consistently met.

• Handle the General Manager’s diary, schedule meetings, and draft correspondence as required.

• Organize internal meetings and facilitate effective communication across departments.

• Manage day-to-day administrative tasks, including filing, photocopying, and general correspondence.

• Answer calls, take messages, and maintain an up-to-date contact database for the General Manager.

• Support projects assigned by the General Manager and prepare presentations.

• Ensure appropriate action is taken on matters arising during absences, keeping relevant stakeholders informed.

• Prepare timely and accurate expense reports, applying correct charge codes.

• Maintain strict confidentiality, diplomacy, and attention to detail in all matters relating to the General Manager.

• Support quality cycle tools and analyze data to foster continuous quality improvement and change management across the organization.

As Personal Assistant to the General Manager, we expect from you:

• Minimum of 3 years’ experience in a comparable Personal Assistant or executive support role.

• Strong administrative background with proven organizational and multitasking abilities.

• Proficiency in Microsoft Office Suite, including Word, Excel, and PowerPoint.

• Exceptional attention to detail, reliability, and a polished professional appearance.

• Proactive, self-motivated, and capable of taking initiative.

• Outstanding communication skills in both German and English, written and spoken.

• Ability to manage multiple priorities and adapt to a dynamic work environment.

 Our commitment to you:

• Learning & Development. Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.

• MOstay. When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.

• Heath & Colleague Wellness. Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.

• Swiss Deluxe Hotels. As a member of the Swiss Deluxe Hotels you and your loved ones get to enjoy stays at many prestigious properties all across Switzerland. From vibrant city hotels to grand hotels deeply rooted in their surroundings, the perfect get-away is only a reservation away.   

• And much more!

We’re Fans. Are you?