Account Payable (m/w/d)

Wir suchen einen/eine Account Payable für das Mandarin Oriental Palace in Luzern!

Das legendäre Hotel Palace Luzern wurde erstmals im Jahr 1906 eröffnet und befindet sich in  Luzern am Ufer des Vierwaldstättersees. Nach einer kompletten Renovierung eröffnete das Mandarin Oriental Palace, Luzern im September 2022 seine Türen für Kollegen und Gäste. Das Hotel verfügt über 136 Zimmer und Suiten mit herrlichem Blick auf den Vierwaldstättersee und die Berge. Drei Restaurants, eine Bar mit wunderschöner Terrasse, der Meeting- und Eventbereich, der Spa sowie ein Fitnessraum runden das vielfältige Angebot für unsere Gäste ab. 

Als Account Payable werden Sie verantwortlich für folgende Aufgaben sein:

• Überprüfung von Rechnungen, Abrechnungen und Gutschriften, Klären von Unstimmigkeiten mit Lieferanten
• Ordnungsgemäße Dokumentation für Zahlungen organisieren und Vorlage zur Unterschrift
• Aufrechterhaltung und Durchsetzung interner Kontrollen für die Kreditorenbuchhaltung, um deren Einhaltung und Genauigkeit zu gewährleisten
• enge Zusammenarbeit mit der Purchasing Abteilung und dem Kostencontrolling, um sicherzustellen, dass die ordnungsgemäßen Einkaufsverfahren eingehalten werden
• Überprüfung der Richtigkeit der eingegangenen Artikel, der Rechnungserweiterungen und der belasteten Hauptbuchkonten
• Meldung aller Abweichungen von den Einkaufs-/Empfangsverfahren an den Leiter der Finanzabteilung und den Leiter der Purchasing Abteilung
• Eingabe von Rechnungsdaten in die Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind
• Führung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen über Bestellungen, Empfangsdokumente, Scheckkopien und andere Unterlagen zur Kreditorenbuchhaltung
• Mitwirkung beim Monatsabschluss, Bearbeitung von Zahlungen und Rechnungsabgrenzungen

Als Account Payable suchen wir nach:

• Berufserfahrung in der Buchhaltung, im Finance- oder Hospitality Management
• Ausgezeichnete Kenntnisse verschiedener PMS-, POS-, Einkaufs-, Buchhaltungs- und Berichtssysteme (vorzugsweise Springer Miller System, Infogenesis, Moreton Bay, Oasys, SUN System und Hyperion Planning) 
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel, das für die Datenanalyse, das Berichtswesen und die Finanzverwaltung unerlässlich ist
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, Teamfähigkeit
• Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch

We are looking for an Account Payable to join our iconic Mandarin Oriental Palace, Lucerne!

The legendary Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is in the city on the shores of Lake Lucerne. After a complete renovation, the Mandarin Oriental Palace, Luzern reopened its doors in September 2022. It comprises 136 rooms and suites offering excellent views over the lake and mountains. Three restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room roundup our offer for our Guests. 

  As Account Payable you will be responsible for the following tasks:

• Ensure accuracy of invoices, statements, and credits, resolving discrepancies with vendors
• Organize proper documentation for payments and submit them for signature
• Maintain and enforce internal controls for accounts payable to ensure compliance and accuracy
• Work closely with the Purchasing & Cost Controlling to ensure proper purchasing procedures are adhered to
• Verify accuracy in items received, invoice extensions, and the general ledger accounts charged
• Report any deviations from purchasing/receiving procedures to the Director of Finance and Purchasing Manager
• Input invoice data into accounting software, ensuring all data is accurate
• Maintain proper records of purchase orders, receiving documents, check copies, and other accounts payable documentation
• Assist in the month-end closing process, handling payments and accruals

As Accounts payable, we are looking for:    

• Background in Accounting, Finance or Hospitality Management, with hands-on experience in accounting
• Expertise in Property Management Systems (PMS), Point of Sale Systems (POS), and other purchasing, accounting, and reporting systems. Preferred systems include: Moreton Bay, Infor HMS, Infor SUN System
• High proficiency in Microsoft Office, especially Excel, which is essential for data analysis, reporting, and financial management
• Strong organizational abilities and excellent communication skills, both in written and verbal forms. The candidate should be a good team player
• Good command of English and German, both written and verbal, which is important for communicating within diverse teams or client bases in international settings

We offer our Accounts payable world class benefits, including but not limited to:  

• Discounts on hotel stays and dining across the group  
• Colleague recognition and reward programs  
• An exciting range of learning and development programs  
• Opportunities for promotion and transfers worldwide  
• Colleague Social events and Wellness programs  

Do you want to be part of this unique hotel?

We look forward to receiving your application!