Mandarin Oriental Palace, Luzern is looking for an Assistant Front Office Manager to join our Front Office team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts and residences located in prime destinations around the world, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world’s most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

Mandarin Oriental Palace, Luzern is an iconic Belle Époque landmark, offering a premier luxury experience. The hotel comprises 136 rooms and suites, four restaurants, one bar together with a variety of meeting facilities, a Spa and a fitness room.

About the job

Based at the Mandarin Oriental Palace, Luzern, within the Front Office department, the Assistant Front Office Manager plays a key role in leading and supporting the team. This position is responsible for supervising and training Front Office colleagues, assisting with the smooth execution of daily operations, and ensuring the highest standards of service and quality are consistently maintained. The Assistant Front Office Manager reports to the Front Office Manager.

As Assistant Front Office Manager, you will be responsible for the following duties:

• Act as the representative of the Front Office Manager and primary contact for the Front Office team
• Support, training and coaching of the Guest Experience Agents
• Creation and control of duty rosters and holiday planning for the Guest Experience Agents
• Achievement of departmental goals and implementation of Mandarin Oriental quality standards
• Ensuring smooth and guest-oriented work processes in the Front Office close with all the departments in the house
• Control of the rating portals and handle all guest complaints which are received via Front Office
• Check-ins and Check-outs for guests
• Individual greeting, follow up and coordination of our regular -VIP- and hotel guests
• Assisting guests with any request from billing questions to local knowledge to provide memorable guest experiences, also across departments
• Record and track guest preferences to anticipate and meet guests needs
• Entering bookings in the absence of the reservations department
• Handle various Champions roles or support colleagues who are in champion roles

As Assistant Front Office Manager, we expect from you:

• Legal eligibility to work in Switzerland
• Completed vocational training in the hospitality industry, with several years of management experience in the Front Office department in the upscale hospitality
• Leadership, organizational skills and the ability to lead a team of employees from different cultures with sensitivity and discipline
• Strong computer proficiency and experience with Property Management Systems (PMS)
• Excellent written and verbal communication skills; ability to handle both guest feedbacks and concerns with professionalism
• Open-minded, team-oriented, and committed to delivering exceptional service
• Flexibility and resilience, including availability to work weekends and holidays
• Impeccable grooming, professional appearance, and a naturally positive charisma
• Fluency in German and English; additional languages are an advantage

Our commitment to you:

• Learning & Development. Your success is our success. We craft unique learning and development programmes for various stages in your career so that you grow, continuously.
• MOstay. When you work as hard as our colleagues do, it’s important to take time off. As a member of the #MOfamily, you can stay with us wherever you go in the world. The MOstay programme offers complimentary nights and additionally attractive rates on rooms for you and your loved ones.
• Heath & Colleague Wellness. Finding the right work-life balance is important. Your wellbeing matters to us. A variety of health benefits and wellness programmes are offered to all our colleagues, globally.
• Swiss Deluxe Hotels. As a member of the Swiss Deluxe Hotels you and your loved ones get to enjoy stays at many prestigious properties all across Switzerland. From vibrant city hotels to grand hotels deeply rooted in their surroundings, the perfect get-away is only a reservation away.   
• And much more!

We’re Fans. Are you?

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Mandarin Oriental Palace, Luzern sucht eine:n Assistant Front Office Manager, um unser Team im Front Office zu verstärken.

Sind Sie ein:e Meister:in Ihres Handwerks? Fühlen Sie sich wohl in einem Team, das gemeinsam erfolgreich ist, das Integrität und Respekt zeigt und gleichzeitig verantwortungsvoll handelt? Haben Sie eine ambitionierte, erfolgsorientierte Arbeitsweise? Wir laden Sie ein, Fan of the Expectional zu werden. 

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Besitzer und Betreiber einiger der luxuriösesten Hotels, Resorts und Residenzen an den außergewöhnlichsten und schönsten Reisezielen der Welt. Die Hotelgruppe ist dafür bekannt, einige der begehrtesten Destinationen der Welt zu schaffen. Mandarin Oriental bietet legendären Service inspiriert von unseren asiatischen Wurzeln und stellt die Spitze der Luxuswelt dar.

Als Assistant Front Office Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Vertretung des Front Office Managers und Ansprechpartner für das Front Office Team
• Unterstützung, das Trainieren und Coachen der Guest Experience Agents
• Handhabung der Erreichung der Abteilungsziele und Umsetzung der Mandarin Oriental Qualitätsstandards
• Erstellung und Kontrolle der Dienstpläne und Urlaubsplanung für die Guest Experience Agents
• Sicherstellung reibungsloser und gästeorientierter Arbeitsabläufe der Front Office Abteilung in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hauses
• Kontrolle der Bewertungsportale und professionelle Bearbeitung von Reklamationen, von der Annahme bis zur Lösungsfindung
• Check-Ins und Check-Outs unserer Gäste
• Individuelle Begrüssung, Betreuung und Koordination der Stamm-, VIP- und Hotelgäste
• Bearbeitung aller Belangen der Gäste, von Fragen zur Abrechnung bis hin zu Ortskenntnissen, um unvergessliche Gästeerlebnisse zu bieten, auch abteilungsübergreifend
• Vermerken von Gästepräferenzen, um Bedürfnisse zu antizipieren
• Annahme und Bearbeitung von Reservierungen in Abwesenheit der Reservierungsabteilung
• Allfällige zusätzliche Verantwortlichkeiten

Als Assistant Front Office Manager erwarten wir von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie und mehrjährige Führungserfahrung im Front Office Bereich der gehobenen Hotellerie
• Führungsstark - Organisationstalent und die Fähigkeit, ein Team von Mitarbeitern verschiedenster Kulturkreise einfühlsam und mit Disziplin zu führen
• Gute EDV-Kenntnisse, PMS Kenntnisse
• Kompetenzen in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation – die Gäste werden sich sowohl mit Beschwerden als auch positivem Feedback an Sie wenden, deshalb sind Sie immer offen und ansprechbar.
• Flexibilität – zu Ihrer Position gehören Wochenend- und Feiertagsschichten
• Exzellente Umgangsformen und gepflegtes Äusseres, sowie eine positive Ausstrahlung
• Aufgeschlossenheit und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil

Unser Engagement für Sie:

• Lernen und Entwicklung. Ihr Erfolg ist unser Erfolg. Wir entwickeln einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme für die verschiedenen Phasen Ihrer Karriere, damit Sie sich kontinuierlich weiterentwickeln können. 
• MOstay. Wenn man so hart arbeitet wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich eine Auszeit zu gönnen. Als Mitglied der #MOfamily können Sie bei uns wohnen, wo immer Sie auf der Welt sind. Das MOstay-Programm bietet kostenlose Übernachtungen und zusätzlich attraktive Zimmerpreise für Sie und Ihre Liebsten.
• Gesundheit & Wellness für Kollegen. Die richtige Work-Life-Balance zu finden ist wichtig. Ihr Wohlbefinden ist uns wichtig. Wir bieten allen unseren Kollegen weltweit eine Reihe von Gesundheitsleistungen und Wellness-Programmen an.
• Swiss Deluxe Hotels. Als Mitglied der Swiss Deluxe Hotels kommen Sie und Ihre Lieben in den Genuss von Aufenthalten in vielen renommierten Häusern in der ganzen Schweiz. Von aufregenden Stadthotels bis hin zu Grand Hotels, die tief in ihrer Umgebung verwurzelt sind - der perfekte Urlaub ist nur eine Reservierung entfernt.  

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